Nella pagina news del sito www.geo-badge.com l’articolo “Geo localizzazione dei dipendenti: Il garante dice si a chi vuol timbrare il cartellino con una app indica un passaggio rilevante in materia di Privacy del dipendente: Geo Badge tutela ulteriormente la privacy dell’utente, perché può essere usato in modalità “consenziata”.

Significa che sarà il lavoratore ad effettuare la timbratura virtuale cliccando sul touchscreen, una volta all’interno o in prossimità del luogo di lavoro.

PREMESSA E RIFERIMENTI DI LEGGE

Al di là della suggestione e stimolo nell’utilizzare dispositivi informatici di comunicazione di ultima generazione (tablet, smartphone e conseguenti applicazioni), il loro impiego su indicazione del datore di lavoro, in presenza di talune situazioni ed applicazioni, deve essere valutato anche alla luce delle eventuali implicazioni che il loro uso può determinare il rischio di un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori medesimi, vietato ex art. 4 L. n. 300/70.

Proprio in considerazione a queste criticità, molte Aziende hanno, in prevenzione, chiesto una verifica preliminare della legittimità dell’uso di tali strumenti al Garante della Privacy, allorché con i medesimi viene attivato un sistema di geolocalizzazione.

COME HA RISPOSTO IL GARANTE DELLA PRIVACY

In merito, il Garante per la protezione del dati personali è intervenuto recentemente, a seguito delle richieste di verifica preliminare – ai sensi dell’art. 17 del Codice in materia di protezione dei dati personali – da parte di due società di telecomunicazioni al fine di dotare i propri dipendenti, impiegati sul territorio e nell’ambito di un sistema di Work Force Management (WFM), di smartphones su cui è attiva la funzione di localizzazione geografica specifica per la rilevazione delle presenze e assenze dei lavoratori [provvedimenti del 3 novembre 2014 doc. web n. 3474069 e n.3505371 pubblicati sul sito del Garante].

Il suddetto sistema che hanno verificato (funzionamento analogo alla ns. app Geo Badge) ha fornito assicurazioni …

  • sulla non continuità del rilevamento della localizzazione geografica dei dipendenti in quanto la geolocalizzazione stessa avverrebbe con una periodicità temporale non superiore ad un “comune” sistema di rilevazione presenze con apparecchio fisso;
  • il dato raccolto non sarebbe acquisito in modo continuo e nemmeno permanente in quanto non esiste alcun tipo di rilevamento automatico (questo è il passaggio fondamentale)

IN PAROLE “POVERE”

Le timbrature vengono inviate solo ed esclusivamente su esplicita azione del lavoratore premendo la funzione della app Geo Badge – Invia rilevazione –

La app comunica al software solo quando viene inviata la timbratura e non viceversa:

  • Solo scatenando l’evento – Invia rilevazione avviene la lettura delle coordinate (se attivo il localizzatore dello smartphone).
  • La app Geo Badge sostituisce un qualsiasi rilevatore presenze fisso:
    • Ricevere nel proprio software due timbrature (entrata/uscita) da un apparecchio fisso che il Datore di lavoro ha fissato in un luogo di lavoro ben preciso (es. Via Milano 26 a Bergamo) è la stessa procedura che ricevere le medesime due timbrature da uno smartphone che ha inviato da un luogo di lavoro ben preciso e codificato (es. Via Milano 26 a Bergamo).
    • Non è uno strumento che permette la geolocalizzazione continua dei lavoratori:. Tecnicamente non è in grado di tracciare le posizioni degli smartphone.
  • Esiste inoltre lo scenario in cui la geolocalizzazione è disabilitata:
    • In questo caso la rilevazione avviene avvicinando lo smartphone del lavoratore ad un QRCode (o Tag NFC) collocato sul luogo di lavoro.

I NOSTRI SUGGERIMENTI

E’ consigliato di ampliare il Vs. documento ‘Informativa e consenso privacy GDPR Compliance’, indicando che, come per tutti gli altri ‘trattamenti dati’ dei dipendenti che una società possiede, sarà attivato un processo automatizzato di raccolta delle timbrature.

Molti Clienti hanno ampliato il documento ‘Informativa privacy’ indicando quanto segue (vedere punto evidenziato):

Nonché aggiungere nel documento ‘Consenso privacy’ il trattamento dei dati per la seguente finalità: